Digitális csoportmunka
A digitalizáció és a vele együtt elterjedő eszközök a munka- és magánéletünket is átszövik. Kiemelkedő jelentőséggel bír ezek között a kommunikáció, ideértve annak írott és hang alapú formáját is, kiegészülve a videós megoldásokkal. Az információátadás forradalmi megújulása pedig nagy hatással van a közös munkára, a munkahelyi kommunikációs megoldásokra is.
Vállalati kommunikáció
Amikor vállalati kommunikációról beszélünk, számos ágat kell elkülönítenünk. A cég külső és belső kommunikációja már eleve két külön szálat jelentenek, ezek közül pedig mi most csak a belsővel fogunk foglalkozni. A vállalaton belüli kommunikációba tartoznak formális és informális közlések. Előbbire példát jelentenek a hivatalos dokumentumok, szerződések, munkautasítások vagy szabályzatok. Az informális kommunikáció az asztal mellett zajló, akár csak lazán kapcsolódó beszélgetéseket, közös ebédeket jelenthet, vagyis olyan közléseket, amelyeknek nincsenek kötött formai keretei és tartalmi elemei.
A hatékony kommunikációhoz azonban elengedhetetlen, hogy bizonyos kötött struktúrákat betartsunk – ezzel biztosítva a visszakereshetőséget, a követhetőséget és a későbbi esetleges félreértések tisztázásának lehetőségét. Utóbbiak a csoportok közös munkáját is jelentősen megkönnyíthetik – ám nehezebbé is tehetik ugyanúgy. Tekintsük most át, mire van szükség a hatékony csoportkommunikációhoz és milyen eszközökkel támogatja a digitalizáció a csapatmunkát.
Közlök, tehát vagyok
Véleményünk, szükségleteink és ötleteink hatékony kommunikációja nemcsak a magánéletben, hanem a munka világában is fontos. Ahhoz, hogy egy csapat hatékonyan dolgozhasson együtt, mindenekelőtt nyitott, hozzáférhető és világos kommunikációs csatornákra van szükség. Az online tér számos kiváló lehetőséget kínál erre, de ne feledkezzünk meg a személyes beszélgetések, a megbeszélések fontosságáról sem!
Mennyi meetingre van szükség?Sokan időhúzásnak tartják, sokan pedig kimondottan kedvelik, szinte rajonganak a meetingekért. A találkozók és megbeszélések jelentősége a hatékonyságtól függően felbecsülhetetlen is lehet. Mégis, egyre többet olvashatunk róla, hogyan minimalizáljuk az ilyen alkalmak számát és időtartamát. Vannak, akik a profi felépítésre esküsznek, a gondos szervezésben bíznak, mások pedig az ad hoc összehívott alkalmakra szavaznak és ezeket tartják a legtermékenyebbeknek. Azt kijelenthetjük, hogy minden szakmában, területen más és más az ideális mennyiség, azonban, ha azt látjuk, hogy kollégáink inkább ásítoznak és telefont nyomkodnak az észrevételeik megosztása helyett, valószínűleg egy újabb felesleges eseményt szerveztünk. Az, hogy mennyi, az annyi, pedig számos tényező mérlegelésével dönthetjük el. Arra viszont ügyeljünk, hogy a kollégák napjait ne csak a meetingek töltsék ki, hiszen így egy idő után kiüresednek majd a munkanapok és nem lesz már miről beszélni azon a rengeteg beszámolón, amire hivatalosak. Meetingek kihívásaiA jó meetinghez elsősorban a megfelelő emberek részvételére van szükség és arra, hogy a jelenlévő személyek valóban a meetingre koncentráljanak. A többi körülmény pedig már csak azon múlik, mi mit tartunk valóban hatékonynak. A digitalizáció és a modern kommunikációs eszközök megteremtették a távoli személyek elérésének lehetőségét. Kihasználva ezt webkonferenciát vagy konferenciahívást is szervezhetünk – így még fizikai helyváltoztatásra sincs szükség a legfontosabb fejlemények megosztásához. A modern kor egyik új funkciója, pont a meetingek kapcsán jött létre, ez pedig a meeting organizer. A személy feladata a találkozók megszervezése, a témák és az összefoglalók kiküldése, valamint az események dokumentálása. Bár az előbb arra hivatkoztunk, hogy nem szerencsés, ha egy munkatárs folyton meetingről meetingre rohangál, ennél a munkakörnél talán mégis kivételt tehetünk. |
A kommunikáció egyik legfontosabb fokmérője – elsősorban a munka világában, de a magánéletben is egyre inkább – a hatékonyság. Vagyis, a lényeget minél gyorsabban, egyszerűbben és érthetőbben kell kommunikálnunk. Ebben segítségünkre lehetnek az olyan digitális megoldások, mint a projektmenedzsment eszközök (számos webes és offline változatuk is elérhető a fizetős megoldások mellett akár ingyenes formában is). Ezek a szoftverek és programok kiválthatják az unalmas és nem túl interaktív excel táblázatokat, erre a fajta interaktivitásra pedig a jelenleg munkába álló generációknak már nem csak igénye van, hanem egyenesen alapkövetelményként fogják fel.
A műszaki életben is egyre elterjedtebbé válnak azok az információmegosztó megoldások, amelyek az utóbbi pár évben más kreatív szakmákban kiforrottak. Ugyanakkor a precíz dokumentáció és a csoportok összehangolt működése komplex eszközök alkalmazását is elvárja a vállalatoktól. A PDM rendszerek nemcsak a dokumentációkészítés és -követés egyszerűsítését szolgálják, hanem a vállalaton belüli kommunikáció követhetőségét is.
Mindenki egyért
A csapatok kommunikációja tartogat néhány kihívást a szervezési feladatokkal megbízott személyek számára. Egyrészt a megfelelő időpont megtalálása, másrészt a szükséges emberek kiválasztása sem egyszerű. Az időpont rugalmas megtalálásában online eszközök segíthetnek, valamint a már említett távoli elérésű kommunikációs megoldások. A szükséges személyek kiválasztásánál pedig elsősorban a témát kell figyelembe venni, bár a tapasztalat azt mutatja, hogy sokszor a legjobb ötletek szinte váratlanul jönnek – tehát néha érdemes kötetlenebb formában is összerendelni a csapatot.
A csapatmunkában interaktivitásra, egyenrangúságra, irányítás helyett pedig motivációra érdemes törekedni. Ahhoz, hogy ezek a feltételek létrejöhessenek, már a kiválasztás fázisában meg kell ismerni a leendő csapatokat. Ugyanis az optimális felépítés képezi a hatékonyság nélkülözhetetlen alapját.
Távol és mégis közel
Napjainkban rengeteg bírálat éri a digitális eszközöket (okostelefonokat, tableteket és laptopokat), amiért elvonják a figyelmünket a valódi élettérről. A virtuális világban ugyanis minden könnyebb, egyszerűen elérhető és tulajdonképpen a zsebünkben is elfér. Ám az értesítések percenként zavarhatnak meg minket, a folyamatosan rendelkezésre álló információk pedig elárasztják az elménket. Nehéz ilyen környezetben figyelni – így szükség van az önfegyelem mellett némi tudatos tervezésre is az eszközhasználatban. Hiszen amennyire nélkülözhetetlenek ugyanannyira zavarók is lehetnek.
Maroknyi kommunikációA legelterjedtebb okos kommunikációs eszköz az okostelefon, amely szinte mindannyiunk zsebében ott lapul (sokszor nem is egymagában, hanem kettőt is magunknál tartunk). Lehetőséget biztosít számunkra, hogy hívásokat kezdeményezzünk, csevegést folytassunk, e-maileket, híreket olvassunk, vagy a termelés állapotát felügyeljük. Ezek pedig mind hasznos funkciók, ám ne feledkezzünk meg az információbőség veszélyeiről sem! Az értesítések, emlékeztetők és jelzések tömege ugyanúgy agyonnyomhat minket munka közben, mint a meetingek sokasága, tehát nem árt a tudatos használat. Ahhoz azonban, hogy hatékony csapatként dolgozhassunk együtt, elengedhetetlen az elérhetőség és a rendelkezésre állás. Épp ezért érdemes felelősöket kinevezni minden csoporton belül az egyes területek számára, az adott ügyeket pedig a megfelelő embereknek delegálni. Amikor valamilyen információra van szükség, akkor pedig az azonnali kérdésfeltevés előtt a közösen felépített tudástárban célszerű szétnézni – ezzel máris lecsökkenthetjük a felesleges, vagy kevésbé szükséges megkeresések számát. Így a telefon tényleg a zsebünkben marad és nem foglalja majd le az egyik tenyerünk mellett az elménket is folyamatosan. |
Hasonló problémákat jelenthet a visszakövethetőség érdekében tett erőfeszítéseink egyik eredménye is, méghozzá a hihetetlenül nagy tárolt információmennyiség. Facilitátorok és adminisztrátorok segítségével megörökített komplett meetingek anyaga várja a feldolgozást, ami sohasem jön el. Néha nincs is szükségünk mindarra az adatra, amit felhalmozunk – ez pedig ismerősen csenghet azok számára, akik termelésfelügyelettel vagy gyártástervezéssel foglalkoznak.
A csapatkommunikációban tehát ugyanúgy fontos az ésszerű és tervezett rögzítés, mint a termelésben. Ez az analógia pedig számos tekintetben segítségünkre lehet a csoportmunka szervezése során. Mindazok a tervező- és adminisztrációs eszközök, amelyeket a termelésben és a gyártásban felhasználunk, a vállalati kommunikációban is szerephez juthatnak, valamint ide futnak be a projektmenedzsment eredményeinek részei is.
A digitális világ tehát nem szüntette meg az analóg, vagy személyes kommunikáció fontosságát. Fogalmazzunk inkább úgy, hogy kiegészíti azt, esetenként pedig párhuzamos teret hoz létre. Az efajta duplikálás kivédése érdekében érdemes tudatosan tervezni a kommunikációt, legyen szó csapatokról, teljes vállalatokról vagy üzletágakról.
Szakterület: Az ipari digitalizáció szakértőjeként, évtizedes tapasztalattal rendelkezünk a világ élvonalába tartozó ipari tervezőszoftverek terén, melyek bevezetéséhez és folyamatos támogatásához professzionális csapattal rendelkezünk.
Ma már a megfelelő ipari digitalizációs folyamatokhoz az alkalmas szoftvereken, hardvereken és képzéseken túl a kreativitás is elengedhetetlen. De a legjobb kreatív elmék számára is egy komplett digitális tervezési platform nyitja csak meg az alkotás valódi szabadságát. Az ipari digitalizáció hatékony vállalati bevezetése ember, gép és szoftver komplex együttműködéseként jön létre, amelynek összehangolása komoly szakértelmet igényel.