Az előző részből

Az előző részt a PDM rendszerbe való migráció kérdéseinél hagytam abba. Emlékeztetőül ezek a következők voltak:

1. Képes-e befogadni a régi CAD szoftverben készült hatalmas adatmennyiséget?
2. Ha képes befogadni, akkor mit kell módosítani az adatokon hozzá?
3. Milyen és mekkora erőforrást igényel a régi CAD szoftverben lévő hatalmas adatmennyiség migrációja?
4. Mit kezdjünk a még fájlrendszerben lévő, de már az új CAD szoftverben készített dokumentumokkal? Vigyünk mindent egyszerre vagy itt is a fokozatosság elvét kövessük?
5. Hogyan tanulják meg a PDM rendszer használatát a felhasználók? Gépész- és villamosmérnökök, projektmérnökök, gyártómérnökök, forgácsolók, lakatosok és mindenki, aki a PDM rendszerben tárolt adatokkal munkája van.

Az első három kérdést a vezetőségben  felmerült  igény fogalmazta meg, hogy szeretnék-e, ha minden tervezési információ egy helyen legyen elérhető. Azaz migráljuk az összes régi és új CAD szoftverben létrehozott dokumentumot a PDM rendszerbe. Viszont azt a választ kaptuk, hogy ekkora adatmennyiség – ennek a PDM rendszernek a sajátosságai miatt – valószínűleg jelentősen lelassítaná a rendszert. Valamint beláttuk, hogy ennek elvégzése sokkal nagyobb időráfordítást igényelne annál, mint amennyit spórolni lehetne vele, még hosszú távon is. Így az igény maradt, viszont a megvalósításra nem került sor. Ebből kifolyólag a második és a harmadik kérdésre sem kerestük meg a választ. Nem foglalkoztunk igazán komolyan a PDM rendszer kiválasztása során azzal a kérdéssel, hogy lehetséges-e a meglévő CAD dokumentumokat migrálni hiba nélkül.

A negyedik kérdést viszont muszáj volt megválaszolni. Végül hasonló válasz született, mint a CAD rendszer átállásakor. A kereskedelmi elemeket szinte egyszerre, teljes egészében átvisszük, a többit meg igény szerint. A kereskedelmi elemeknél segítségünkre volt, hogy egy már kitisztázott és jóformán migráció kész adathalmazzal kellett dolgozni.

Az ötödik kérdést is viszonylag könnyen megválaszoltuk. Gazdasági okból a forgalmazótól csak mi, gépészmérnökök kértünk oktatást. A többi felhasználót aztán mi, de főleg én oktattam a használatra. Ez igazi mely víz volt számomra, mert addig nem rendelkeztem semmilyen oktatói tapasztalattal. Viszont az ott megszerzett tapasztalataimat a mai napig tudom hasznosítani. Az egyik legnagyobb kihívást számomra az okozta, hogy hogyan segítsek nekik legyőzni az újtól és ismeretlentől való idegenkedést és félelmet. Kiváltképpen azoknál a kollégáknál fordult ez elő, akik napi szinten nem a billentyűzetet koptatták, hanem az imbuszkulcsot forgatták.

Tesztelés

Az egyik legfontosabb lépés egy új rendszer bevezetése során a tesztelés mind a fejlesztő, mind az ügyfél által. A tesztelés során megvizsgáltuk, hogy minden úgy működik-e a rendszerben, ahogy azt kitaláltuk. Illetve, hol vannak olyan apró módosítási igények, amelyek a mindennapi munkát könnyebbé teszik. Ezeket vagy mi, kulcsfelhasználók végre is hajtottuk vagy szükség esetén a bevezető partnerhez fordultunk segítségért.

Sajnos már a tesztelés során akadtak nehézségek, amelyek az előző posztban ismertettet elkövetett hibából fakadtak. Szembe találtuk azzal magunkat, hogy bizonyos – alapnak gondolt – funkciókra szükségünk lenne. Aztán kiderült, hogy ezek a funkciók nem elérhetőek, azokat csak testreszabott, egyedi fejlesztésekkel lehet megoldani. Az természetes, hogy vannak olyan igények, amelyekre nincs “gyári” megoldás, de érdemes ezekkel előre tisztában lenni. Így elkerülhető, hogy az elején olcsónak tűnő megoldásból drágább legyen, annál is, mintha az elején a drágább, ámde sokkal több potenciállal rendelkező megoldást választottuk volna.

Éles használat

Mivel a tesztelés során a legtöbb funkciót kipróbáltuk, megismertük, valamint kifejlesztésre kerültek a hiányzó funkciók, így az éles használatba vétel viszonylag zökkenőmentes volt. Feladatot leginkább az jelentett, hogy a felhasználói hibákból fakadó problémákat megoldjuk és az ezek során szerzett tapasztalatokat megosszuk minden érintettel.

Voltak olyan módosítási igények, amelyek a folyamatok állandó fejlesztése generált. Ezek tesztelése, bevezetése már kisebb erőforrást igényeltek, hiszen nem egy teljes, komplex rendszert kellett átnézni, hanem általában annak csak egy kis szegletét.

Nagyjából egy év telhetett el addig, amíg érdemben hatékonyabbá tette minden PDM felhasználó munkáját az új rendszer. Eddigre került át fájlrendszerből a migrálandó dokumentumok döntő része, így már sokkal gyorsabban lehetett létrehozni az új berendezések terveit. Rutinszerűvé vált a rendszer használata mindenki számára, az idegenkedők is megismerkedtek vele és felismerték, hogy az ő munkájukat hogyan tudja segíteni.

Néhány példa, hogy kinek mit hozott ott az új rendszer:

• villamosmérnökök –  már a gépészeti tervezési folyamat során hozzáférnek a 3D modellekhez, így kevesebb egyeztetés szükséges a gépészekkel;
• projektmérnökök – mindig elérik az aktuális darabjegyzéket, így nem kell emiatt a gépészmérnökhöz fordulniuk;
• gyártómérnökök, forgácsolók – mindig az aktuális 2D és 3D dokumentumokat érik el, valamint mivel már nem kaptak az újra felhasznált alkatrészek új rajzszámot azért, mert beépültek egy új szerelésbe, így nem kell új megmunkálási programot is létrehozniuk;
• lakatosok – az összeszerelést a 3D modell alapján végzik, így kevesebb kérdésük merül fel;
• gépészmérnökök – követhető lett, hogy melyik alkatrész melyik szerelésekbe épük be, így megszűnt az újrarajzszámozás feladata, valamint az előzőekben leírt okokból kevesebbszer zökkennek ki az alkotó folyamatból.

Konklúzió

Egy PDM rendszer bevezetése kihívást jelentő és erőforrásigényes feladat minden fél számára.

Igényfelmérés

Tisztázni kell a jelenlegi folyamatokat és megjelölni azokat a pontokat, amelyek útjában vannak a hatékony munkának. Ez után lehet kitalálni, hogy mit szeretnénk változtatni, fejleszteni. Ezen igények alapján meg kell alaposan vizsgálni, hogy milyen rendszerek jöhetnek szóba. Mindegyiket érdemes kipróbálni, megismerni első kézből, akár egy alapszintű oktatás keretében is. Így sokkal jobban kijönnek a gyengeségek, erősségek. Az informálódás során nem csak a jelenlegi igényeket kiszolgáló eszközöket érdemes figyelembe venni, hanem azt is, hogy mekkora potenciállal rendelkezik a jövőben felmerülőkre.

Erőforrások

Sok erőforrást igényel, mert fel kell mérni azokat a szempontokat, amelyek az átállás folyamatát meghatározzák. Majd ezen szempontok alapján az átállást meg kell tervezni, majd végrehajtani. Az erőforrásigény nagyban függ a migrálandó dokumentumok milyenségétől, mennyiségétől és nem utolsó sorban az emberek hozzáállásától is.

Megtérülés

Ahogy már említettem, nagyjából egy évvel az éles használatbavétel után kezdett megtérülni a befektetett munka. Számomra ez főnököm tekintetében (is) testesült meg, amikor egyszer egyeztettünk egy tervezési feladatot, majd a végén feltette a szokásos kérdést: “Szerinted mennyi idő szükséges?” Mivel a megoldáshoz a legtöbb alkotórész már rendelkezésre állt, azokat csak össze kellett illeszteni, így elég rövid időt mondtam. Az a tekintet a mai napig előttem van. Talán mindkettőnk számára ekkor lett világos, hogy érdemes volt belevágni.

Hogy szerintünk mi kell egy sikeres PLM rendszer bevezetéséhez, azt ebben a cikkben foglaltam össze.