Függetlenül attól, hogy használunk-e valamilyen PDM vagy PLM rendszert munkavégzésünk során, használunk folyamatokat, még ha nem is tudatosan. Minden cégnek megvannak a megszokott, bevált lépései, amelyek szerint dolgozik, például a termék eljut a tervezési fázistól a megvalósulásig. Jobb esetben ezek a lépések dokumentálva vannak írásban és/vagy folyamatábrán, rosszabb esetben csak a “kollektíva tudatában” van meg.

Az igásló

Munkafolyamat segítségével digitalizálhatjuk üzleti folyamatainkat, a folyamatábra egyes elemei nem csak szimbolizálják az elvégzendő feladatot, hanem el is végzik azt. Egy munkafolyamat lehet egészen egyszerű, akár egyetlen végrehajtandó feladatból álló, de akár egészen összetett is. Teamcenter-ben a munkafolyamatok rengeteg gyárilag beépített folyamatlépéssel és funkcióval rendelkezhetnek, ezekkel általában megvalósíthatóak az ügyfeleink igényei. Ha mégsem létezne gyári megoldás, akkor kerül elő az egyedi fejlesztés, ezáltal a lehetőségek tárháza a végtelenhez konvergál.

A leggyakrabban felhasznált folyamatlépések közé tartoznak a digitális jóváhagyás, a státusszal ellátás, valamint a köztes formátumba való fordítás. Személy szerint nekem utóbbi az egyik kedvencem. Anno géptervezőként számomra unalmas volt, hogy a tervdokumentáció elkészítése után minden dokumentumot el kellett menteni PDF-be, STEP-be, DXF-be. Ahogy az is, hogy a tervdokumentációt papírra kellett vetni, majd körbehordozni több kollégához jóváhagyásra és aláírásra.

Hogyan fogan egy igásló?

A képen látható folyamatábra annak a specifikációnak egy részére példa, amelyet az Enterprise Group PLM üzletág Teamcenter csapata készít ügyfelei számára, a Teamcenter bevezetés kezdetén. A specifikáció a felmérésnek nevezett megbeszélés sorozaton egyeztetett igényeket foglalja írásba. Ez a dokumentum az alapja annak, hogy ügyfeleink számára megfelelő PLM rendszer kerüljön bevezetésre. A felmérés során megbeszéljük – többek között -, hogy jelenleg milyen folyamatok szerint dolgoznak, valamint, ami még fontosabb, hogy milyen folyamatok szerint szeretnének dolgozni a jövőben. Hiszen a jelenlegi folyamatok arra vannak kidolgozva, amire a cég jelenlegi erőforrásai szerint képes. A Teamcenter-rel egy olyan rendszer kerül be a szervezet erőforrásai közé, amellyel munkavégzésük hatékonyabb lesz. Ezeket a folyamatokat folyamatábrán rögzítjük a specifikációban.

Hogyan néz ki egy megszületett igásló?

A specifikáció elkészülte és annak mindkét fél általi jóváhagyása után, a bevezetés következő lépése a megvalósítás. Ennek során a folyamatábra alapján megszületik a munkafolyamat.

Ránézésre ez is csak egy folyamatábra, de a háttérben fel van ruházva azokkal az eszközökkel, amelyek a kijelölt feladatokat végre is hajtják.

Az igásló, amely végigvisz a Berendezés jóváhagyásá-n

Indítás

A fenti folyamatábrán egy olyan munkafolyamatnak a leírása szerepel, amellyel a megtervezett berendezés eljuthat a Gyártható státuszig. Azért írtam feltételes módban, mert ha munkafolyamat meghatározott feltételei nem teljesülnek, akkor  a berendezés nem kapja meg a Gyártható státuszt. Mindjárt ott vannak az indítási feltételek. Ezek határozzák meg, hogy a munkafolyamat milyen esetben indítható el egyáltalán. Ha elindult a munkafolyamat, akkor egy vizsgálatra kerül sor, hogy az összes betervezett kereskedelmi elem rendelkezik a megfelelő (jelen esetben Jóváhagyva) státusszal. Ezzel elkerülhető, hogy olyan kereskedelmi elemmel kerüljön gyártásba, amely valamilyen oknál fogva nem megfelelő. A nem megfelelőségnek többféle oka lehet, cége válogatja, hogy mit tekint megfelelőnek. Íme néhány példa, amit figyelni szoktak.

• Minden szükséges tulajdonságnak van értéke?
• Minden tulajdonság megfelelő értékkel rendelkezik?
• Beszerezhető még? (Ez az információ jöhet a vállalatirányítási rendszerből is.)
• A 3D modell megfelel a cikkszám szerinti alkatrész tulajdonságainak?
• Engedélyezett a felhasználása? (Például különböző meggondolások alapján a cég dönthet úgy, hogy bizonyos gyártó termékeit a továbbiakban nem építi be.)

A kereskedelmi elemek jóváhagyását erre a célra szolgáló munkafolyamaton keresztül lehet végrehajtani. Azaz igáslóból nem csak egyet érdemes tartani, hanem egy egész ménest.

Ha a kereskedelmi elemek rendben vannak, akkor a munkafolyamat magához csatolja az összes betervezett Alkatrészt is.

Döntéshozások

Az indítást követő három (sárgával jelölt) lépés a különböző részlegek döntéshozását hajtja végre. A döntéshozó kiválasztása többféleképpen is történhet: a munkafolyamat indítója által, megadott szerepkörű személy által, csoport tagjai önállóan veszik magukhoz a döntéshozást stb. A végső döntés megszületéséhez szükséges döntéshozók száma és a döntésük közötti logikai kapcsolat is meghatározható Jó példa erre a Gyártás jóváhagyta?  lépés, ahol mind a Gyártás csoportvezetőnek, mind  a CAM csoportvezetőnek a jóváhagyása szükséges. Bármelyikük elutasítása esetén a nem ágon folytatódik a munkafolyamat.

Látható, hogy a jóváhagyási procedúrát nem valakinek kell végigvinnie lépésről – lépésre papírt körbehordozva, hanem azt a rendszer automatikusan elvégzi. Ezzel biztosítható, hogy a lépések a megfelelő sorrendben kerüljenek végrehajtásra és semmi ne maradjon ki.
A munkafolyamatok segítik az egyes részlegek közti kommunikációt és csapatmunkát, például az által, hogy könnyedén megtekinthetik, hogy hol tart a jóváhagyási folyamat, valamint email értesítést kaphatnak automatikusan, hogy valamilyen feladatuk van.

Háttérfolyamatok

Ha minden illetékes elfogadta a berendezést, akkor a további lépések már automatikusan, a háttérben futnak le, felhasználói beavatkozás nélkül.

A munkafolyamat Gyártható státuszt rendel a munkafolyamathoz csatolt összes dokumentumhoz. Teamcenter-ben a státusz szolgál a dokumentum revízió állapotának megjelölésére. Ez tudatja a felhasználóval, hogy az adott dokumentumot mire tud, illetve mire használhat. A státuszokhoz – többek között – a következő jogosultságok rendelhetőek: láthatóság, szerkeszthetőség, revíziónálhatóság.

Következő lépésként a dokumentumokról a rendszer köztes formátumokat készít. Ez leveszi a felhasználókról azt az unalmas és lássuk be nem túl hatékony feladatot, hogy egyesével megnyisson mindent, majd mentse másként. Továbbá az is elkerülhető, hogy például a CAD tervezőrendszerben készült 2D-s műszaki rajz nem egyezik meg az erről tárolt PDF-fel, mert elfelejtődött a rajz módosítása után a köztes formátumba való mentés. Az is megoldható, hogy a PDF dokumentumra automatikusan rákerüljön a státusz és/vagy a jóváhagyó neve és a jóváhagyás dátuma.

Végül, de nem utolsó sorban, a munkafolyamat emailes értesítést küld ebben a példában a munkafolyamat indítójának és a Gyártás csoport tagjainak a gyárthatóságról. Az is elő szokott fordulni, hogy az információáramlás lelassul vagy megáll a kollégák között valamilyen okból kifolyólag. A Teamcenter biztosítja, hogy ez az áramlás állandó és gyors legyen.

NEM

A döntéshozáshoz tartozik, de ott NEM került szóba, hogy mi történik akkor, ha valamely döntéshozó nem fogadja el a berendezést. Jelen esetben email értesítést küld a munkafolyamat indítójának, hogy valaki nem fogadta el a berendezést. Döntéshozásnál lehet indoklást is megadni, ezt akár kötelezővé is tehetjük. Az illetékesek (itt a munkafolyamat indítója, a Géptervező) így informálhatóak, hogy mit kell módosítani.
Felhívnám arra a figyelmet, hogy NEM döntés esetén státuszt nem kap.

Hova fejleszthető egy igásló?

Kialakítható olyan munkafolyamat, amely elutasítás döntés esetén is státusszal látja el a munkafolyamathoz csatolt dokumentumokat és a további szerkesztés csak új revízió létrehozásával lehetséges. Ennek több előnye is lehet, többek között az, hogy megmarad az információ (a tudás) arról, hogy mi volt az előélet.

A döntéshozásba bevonhatjuk közvetve, de akár közvetlenül partnereinket is. Így akár megspórolható az emailek oda-vissza küldéséhez szükséges idő. A döntéshozáshoz egy nagyon hatékony eszköz, hogy a Teamcenter képes megjeleníteni CAD szoftver nélkül a 2D és 3D dokumentumokat és azok tulajdonságait is.

Előírható az is, hogy a munkafolyamat továbblépéséhez kötelező meghatározott típusú dokumentumot csatolni, például a vevővel történt tervzsűri jegyzőkönyvét. Így ez az információ is tárolásra kerül és könnyedén visszakereshető lesz.

Az indítási feltételek alapján beállítható, hogy a felhasználók csak azokat a munkafolyamatokat lássák a felhasználói felületen, amelyeknek eleget tesz a kiválasztott dokumentum. Ez segíti és gyorsítja a megfelelő munkafolyamat kiválasztását.

A munkafolyamatok összeköthetőek a Teamcenter Schedule Manager moduljában létrehozott projektütemezési feladatokkal is. Schedule Manager-ben az egyes feladatokhoz elvárt eredményt (olyan dokumentumot, amelynek elkészülte jelenti a feladat teljesülését) köthetünk és az elvárt eredményre a beállított munkafolyamat automatikusan elindul.

Egy munkafolyamat indíthat egy másik munkafolyamatot, ha éppen ez a követelmény. Ennek segítségével akár az is megoldható, hogy a munkafolyamat megvizsgálja a hozzácsatolt dokumentum tulajdonságait, majd a tulajdonságoknak megfelelő másik munkafolyamatot indítja el.

Ahogy azt már említettem, a munkafolyamatokban rejlő lehetőségek tárháza a végtelenhez konvergál.

Az igáslóról összefoglalóan

Remélem sikerült betekintést nyújtani abba, hogy a munkafolyamatok hogyan néznek ki, hogyan születnek meg, illetve milyen lehetőségek rejlenek bennük. Mivel minden szervezet kisebb – nagyobb mértékben másként dolgozik, így nincs is két teljesen egyforma munkafolyamat. Munkafolyamatok által biztosíthatjuk, hogy a folyamatok egységesen – részben vagy egészben automatikusan – legyenek végrehajtva.

Néhány példa, hogy ügyfeleink mire használnak munkafolyamatokat.

• Berendezés több részleg általi jóváhagyása.
• Dokumentum belső vagy vevői jóváhagyása, dokumentum típus szerint.
• Gépkönyvhöz tartozó dokumentumok összegyűjtése.
• Kereskedelmi elemek tulajdonságainak ellenőrzése, jóváhagyása. Akár Megmunkált? tulajdonság értéke szerint különböző munkafolyamattal.
• Tulajdonságokból egyedi azonosító generálása.
• Tervzsűri által megvizsgált tervezési állapot rögzítése, tervzsűri jegyzőkönyv csatolása a modellhez.
• Vevő vagy hatósági jóváhagyáshoz szükséges dokumentumok létrehozása, jegyzőkönyv csatolása a modellhez.
• Dokumentumok, tervezett és kereskedelmi elemek Elévült státusszal való ellátása.

Kollégám korábbi, munkafolyamatokról szóló webinarja itt tekinthető meg.