A címben szereplő kérdésre a gyors és zárt válasz annyi lenne, hogy sokat. Bár ezzel a válasszal nem kerültünk közelebb, hogy miben is lehet segítsége egy jól működő PDM/PLM rendszer. Ebben a cikkben azzal foglalkozom, hogy melyek azok a leggyakrabban előforduló területek, ahol sok pénz és idő elfolyik egy cég életében.

A megnövekedett adatmennyiség kezelése folyamatos kihívások elé állítja a cégeket. Az összetartozó adatok keresése, összegyűjtése és későbbi felhasználása, azaz az érték teremtés folyamata sokszor sokhelyen gellert kap. Ezzel megfosztva a céget a meglévő tudásbázisának kihasználásában.

Melyek azok a területek, ahol elfolyik a pénz?

Alapgondolatok

Minden cégnél, függetlenül, hogy mivel foglalkozik, vannak különböző munkafolyamatok. Ezeket a folyamatokat érdemes szabályozni, lekövetni. Miért másodlagos, hogy mivel foglalkozik a cég?Azért, mert minden cég életében hasonló folyamatok vannak. Elő kell állítani valamit, legyen az egy terv, egy gyártási adat, egy kivitelezési terv. A legtöbb cég életében előfordulnak kisebb nagyobb projektek. Ezekhez a projektekhez tartoznak dokumentumok. Gondoljuk csak végig. Függetlenül a tevékenységtől általánosságban elmondható, hogy vannak bejövő információk, melyek feldolgozásával, jóváhagyásával/engedélyezésével, különböző döntéseken keresztül eljutunk oda, hogy egy bigyót kell létrehoznunk.

Ennek a folyamatnak a lekövetése általában valamilyen fájlrendszerben, megosztott meghajtókon történik. Ahol a kolléga képes órákat tölteni azzal, hogy melyik anyagot is keresi, melyik az aktuális verzió, amit ki kéne küldeni a partnernek? El is jutottunk az első ponthoz, ahol elfolyik az idő és vele együtt a pénz.

A bejegyzésben általánosságban tekintem át a felmerülő problémás területeket. A következő cikkben pedig az általunk képviselt megoldás, a Teamcenter (Siemens PLM rendszer) által nyújtott megoldást osztom meg veletek.

Öt terület, amit érdemes átgondolni

1. Adatok tárolása, kereshetősége

Bármennyire is jól strukturált szerkezetben tároljuk az adatokat, ahogy nő az adatokkal dolgozó kollégák száma, és az adatmennyiség, úgy lesz egyre átláthatatlanabb a rendszer. A felmérések szerint a munkavállalók munkaidejük jelentős részét töltik a szükséges információk keresésével, nem beszélve a talált információ jóságának eldöntéséről.

2. Duplikációk kezelése/megszűntetése – Selejt képződés

Amióta a tárhely/tárterület beszerzési ára csökkent, egyre kevesebbet figyelünk arra, hogy mit mentünk le, mi az, ami fontos és mi az, ami elhanyagolható.Ennek következtében jelentős adatmennyiséget görget minden cég maga előtt. Ennek az adatmennyiségnek igen nagy százaléka duplikáció. A duplikációnak két hátránya van. Az egyik, hogy foglalja a tárterületet a másik, ami még több kárt okoz a cégeknek, növeli a zűrzavart a munkatársak között. Egy idő után nem lehet követni, hogy melyik változattal kell dolgozni. Hisz a kereső kidob ugyanarra a fájlra 3-4 találatot. A találatok névre megegyeznek, de tartalmukban már eltérhetnek egymástól. Megérkeztünk a második ponthoz

Tegyük szívünkre a kezünket ki ne másolná le az adatokat a közös tárhelyről, amivel dolgozik. Egy idő után már követhetetlen, hogy melyik az aktuális, ami nálam a gépen van vagy, ami fent van a szerveren, vagy esetleg, ami a kolléga gépén van.  Az ilyen másolgatásoknak sok esetben az a vége, hogy a partner/gyártás rossza adatot kap, így a folyamat végterméke nem lesz megfelelő. Nem passzol a legyártott alkatrész vagy a beszállító nem a megfelelő terméket szállította be, mert „rossz” nem az aktuális bekérő ment ki.

3. Egyéni definiálások, rövidítések

Minden cég életében előfordul fluktuáció, vagy ha jobban tetszik felmondanak kollégák és új kollégák érkeznek. Nem önmagában a folyamat, ami pénzbe kerül, (nyilván annak is van anyagi vonzata, bér, végkielégítés stb.) hanem a következmény. Ha távozik egy kolléga, akkor viszi magával a tudást is. Azt a tudást is, hogy melyik dokumentumot milyen rendszerben hol tárolta, hogyan rendszerezte. Ennek a dekódolása sokszor több időt vesz el, mint az új kolléga betanítása. Mindenkinek van olyan szokása, mely számára logikus, de egy másik fél számára átláthatatlan/logikátlan szokás.

A fájlnevek és mappanevek nagy egyediséget tudnak mutatni az egyes kollégáknál.

4. Aktuális helyzet feltérképezése

A vezetőség számára nagyon fontos információ, hogy hol jár éppen az adott folyamat. Ennek kiderítése sokszor indokolatlanul sok időt vesz el mind a vezető mind az alkalmazott életéből. Amíg a folyamatok levelezéseken keresztül vagy papír alapon folynak, addig érdemes extra időt számolni a folyamatok nyomon követésére.

5. Archiválás, megőrzés kérdésköre

Már volt szó az adatokról, hogy egyre több adtatok „termelünk” a munka során. Ezen adatoknak van egy szűk köre, amelyek kiemelt fontosságúak. Ezek azok az adatok, melyeket különböző előírások és garanciaügyek miatt meg kell őrizni és adott esetbe rendelkezésre kell bocsátani. Ezen archiválási folyamat egy nagyon sokrétű feladat, melyre sokféle megoldás létezik. Bármelyik megoldás mellett döntünk, tartós megoldást kell választanunk, hisz 5-10 évig kell őrizni bizonyos dokumentumokat.

Összefoglalás

Mi itt az Enterprise Groupnál szakértő kollégáink segítségével végezünk tanácsadást, ahol a cégek működését vizsgáljuk és adunk tanácsokat, hogy milyen megoldásokkal tudják csökkenteni az adatkezelés miatti veszteségeiket, extra költségeiket. A felmérések során megvizsgáljuk, hogy a jelenleg alkalmazott folyamatokban, megoldásokban, hol lehet változtatásokat eszközölni és ezáltal hatékonyabban működni.

Arról, hogy az általunk képviselt megoldás, a Enterprise-PLM (E-PLM) milyen megoldásokat nyújt a fenti kérdésekre a következő cikkben olvashattok.